Em 16 de abril de 2025, O Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ, em conjunto com a Receita Federal do Brasil – RFB, publicou o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que altera as regras relacionadas à guarda, expurgo e manutenção dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) no formato XML.
A principal mudança é que, a partir de 1º de maio de 2025, todos os documentos fiscais eletrônicos deverão ser armazenados exclusivamente em meio digital pelo prazo mínimo de 132 meses, ou seja, 11 anos. Essa nova exigência substitui o prazo anterior, que era de 5 anos.
A regra se aplica a uma ampla gama de documentos eletrônicos, incluindo a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), CT-e e CT-e OS (Conhecimento de Transporte), MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais), BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico), NF3e (Nota Fiscal de Energia Elétrica), GTV-e (Guia de Transporte de Valores), DC-e (Declaração de Conteúdo) e NFCom (Nota Fiscal de Serviços de Comunicação).
Os documentos devem permanecer acessíveis, íntegros e disponíveis, inclusive com os registros de eventos fiscais relacionados, como cancelamentos, inutilizações e outras ocorrências.
A forma de armazenamento poderá ser regulamentada pelos Estados e pelo Distrito Federal, permitindo o uso de diferentes tecnologias como nuvem, servidores locais, HDs externos ou sistemas de gestão eletrônica de documentos, desde que se respeite o prazo mínimo de 11 anos. O não cumprimento dessas obrigações poderá gerar sanções fiscais e multas, especialmente em situações de fiscalização em que os documentos exigidos não forem apresentados.
Embora o novo prazo de guarda seja de 132 meses, os contribuintes devem observar que o prazo de 5 anos previsto no art. 173, I, do Código Tributário Nacional para a constituição do crédito tributário permanece inalterado. Isso significa que, em regra, o Fisco continua limitado a esse período para lançar créditos tributários, salvo em hipóteses excepcionais como dolo, fraude ou simulação.
Em síntese, o contribuinte está obrigado a manter os documentos por 11 anos, mas o poder de atuação fiscalizatória quanto à constituição de crédito tributário continua condicionado ao prazo prescricional de 5 anos.
Fonte: Assessoria Técnica FecomercioSP
