A Portaria SF nº 263/2020 dispõe sobre a juntada de documentos e outros materiais aos processos administrativos fiscais, que poderá ocorrer por chamada ou espontaneamente, sejam tais processos autuados por meio físico ou por meio eletrônico.
O pedido de juntada por chamada ocorrerá pela autoridade administrativa competente, responsável pelo expediente, após a intimação ou notificação no Diário Oficial da Cidade de São Paulo, ou através do Domicílio Eletrônico do Cidadão Paulistano – DEC.
Estes documentos requeridos “por chamada” feita pela autoridade administrativa competente deverão ser enviados por meio eletrônico, informado na notificação, até às 23h59 do último dia do prazo concedido para a apresentação documental. Sendo que, referidos documentos deverão corresponder àqueles requeridos pela autoridade competente, cuja apresentação deverá ocorrer juntamente com a respectiva notificação.
Caso não haja a apresentação destes documentos dentro do prazo limite mencionado acima (isto é, até às 23h59 do último dia para apresentação documental), eventual juntada posterior será considerada intempestiva e, para os fins desta Portaria, considerada como um pedido de juntada espontânea.
O pedido de juntada espontânea, por sua vez, ocorrerá por iniciativa do interessado e será submetido à apreciação da autoridade competente, a qual deliberará, justificadamente e por escrito, sobre o deferimento ou não do pedido de juntada.
Tal pedido de juntada deverá ser formalizado por meio eletrônico no endereço https://sp156.prefeitura.sp.gov.br/portal acessando-se seguidamente as opções “Finanças”, “Processo Administrativo”, “Complementar Documento”, mediante o uso de Senha Web, conforme demonstrado no anexo 1.
Importante destacar que, todos os documentos a serem juntados deverão ser acompanhados de: (i) documento de identificação e vinculação legal, estatutária ou contratual à pessoa jurídica, se a solicitação de juntada for feita pelo interessado ou representante legal habilitado, e (ii) instrumento de mandato, mesmo que já conste no processo administrativo, bem como a comprovação de poderes do mandante e documento de identificação do mandante e mandatário, caso se trate de procurador.
Ademais, o tamanho máximo individual de arquivos digitais capturados para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, assim como para a juntada em processos físicos, é de 50 (cinquenta) megabytes.
E, ainda, os arquivos digitais a serem enviados deverão ter os seguintes formatos, quais sejam: ‘txt’, ‘pdf’, ‘xls’, ‘jpeg’, ‘png’, ‘avi’, ‘wmv’, ‘mp4’, ‘mpeg4’, ‘mov’, ‘mpeg’ ou ‘flv’. No caso de arquivos digitalizados no formato ‘pdf’, sempre que possível, deverão utilizar a tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), de forma a garantir que seu conteúdo seja indexável e pesquisável.
Por fim, importante ressaltar, também, que o disposto na Portaria SF nº 263/2020 não se aplica aos casos da Portaria SF nº 67, de 14 de março de 2018, que disciplina a utilização e o atendimento de salas de reunião, no Edifício Othon, ao público externo (sujeitos passivos de obrigações tributárias, pessoas que tenham recebido notificação ou intimação da Secretaria Municipal da Fazenda, os solicitantes de pedidos de vista de processos e os oficiais de justiça, dentre outros).
Fonte: Assessoria Técnica FecomercioSP
